Зараз рахунок-фактура створюється за допомогою програмного забезпечення для виставлення рахунків. Це найшвидший і найпростіший спосіб, оскільки програмне забезпечення має готові шаблони рахунків-фактур і автоматизацію, що полегшує підготовку рахунків-фактур. Навіть якщо ви хочете надіслати рахунок-фактуру на папері або у форматі PDF, добре створити рахунок-фактуру за допомогою програмного забезпечення, створеного для цієї мети.
Спеціального формату для рахунків-фактур немає, але переконайтеся, що ваш рахунок-фактура містить необхідну інформацію, яку було розглянуто вище. В іншому випадку рахунок-фактура може бути досить вільної форми. Рахунок можна зробити самостійно, наприклад, в Excel або Word. Якщо ви виставляєте більше рахунків, варто зробити один шаблон рахунків, яким можна користуватися постійно.
Якщо з моменту виникнення претензії минуло більше трьох років, термін дії претензії минув і її більше не можна виставити клієнту. З іншого боку, на непрострочену дебіторську заборгованість може бути виставлений рахунок, і його також можна звичайно передати в колекцію, якщо він не оплачений.
Відповідно до законодавства, що діє у Фінляндії приватна особа не може виставити рахунок, тому що особа може отримувати винагороду за свою працю лише у формі заробітної плати або порівнянної винагороди.
Компанії зазвичай готують рахунки для фізичних осіб або інших компаній, але асоціації та інші організації також можуть створювати та надсилати рахунки. Рахунок-фактура може бути надісланий клієнту особисто або поштою в паперовому чи електронному форматі (наприклад, електронною поштою або онлайн-рахунок-фактура, тобто електронний рахунок-фактура).